Preguntes Freqüents (F.A.Q.)

1. A qui està dirigida aquesta aplicació?

Als ens locals per tal que gestionin dins del seu àmbit de competències, la tramitació d'expedients aplicable a les activitats dels annexes I, II.1, II.2 i III sotmeses, respectivament, als règims d'autorització ambiental integrada (I), llicència ambiental (II.1 i II.2) i comunicació ambiental (III).

2. Com s'estructura l'aplicació per tal de permetre registrar la tramitació d'expedients que pertanyen a annexes diferents?

Cada annex disposa del seu menú. Aquest conté les fases de tramitació que li són d'aplicació a l'annex corresponent. Cadascuna d'aquestes fases de tramitació, a la vegada, disposa de les seves opcions de menú.

3. Què s'entén per fase de tramitació?

Tots i cadascun dels tràmits que li són d'aplicació a un expedient, quan aquest ha de ser gestionat mitjançant l'annex corresponent. Així, podem parlar de la fase de tramitació de "Verificació Formal", de "l'Anàlisi de Suficiència", etc.

4. Quins tipus de processos podem trobar a les fases de tramitació?

Amb caràcter general poden establir-se 3 tipologies d'opcions de menú: "Registre" (permet registrar la recepció de documents per part de l'ens local corresponent dins la fase de tramitació que s'estigui gestionant), "Tramesa" (registre de les trameses de documentació realitzades per l'ajuntament a d'altres òrgans interns o externs dins la fase de tramitació corresponent) i "Tancament" (tancament de la fase de tramitació corresponent que origina "l'obertura" de la següent).

5. Per què cal tancar sempre un tràmit abans de gestionar el següent?

Perquè aquest fet desencadena l'obertura del tràmit següent amb el que això suposa: Generació automàtica a la fase de tramitació posterior dels documents que s'han de rebre i, per tant, resten pendents de ser registrats.

6. Què són els tipus de tràmit?

Tots els tipus de gestions que poden dur-se a terme mitjançant la tramitació d'un expedient per cadascun dels annexes ("Noves Implantacions", "Canvis Substancials", "Canvis No Substancials", "Baixes", etc.).

Aquestes tipologies han d'estar definides a l'opció de menú "Tràmits" (dins de "Paràmetres"). Cada tipus té associades, entre altres dades, les referents a l'annex, les activitats i les fases de tramitació que li són d'aplicació.

La creació de qualsevol expedient sempre es realitza en base a una tipologia de tràmit que determina, d'acord amb la parametrització establerta, entre d'altres aspectes, l'annex pel que es gestiona l'expedient, les activitats que poden ser objecte de l'expedient, les fases de tramitació d'aquest i els documents adjunts a aquest expedient.

7. Situat l'usuari al menú d'un annex, com ha de procedir aquest per realitzar una determinada gestió corresponent a una de les fases de tramitació?

D'acord amb la concepció de l'aplicació, l'accés a la gestió es del tipus "Selecció Fase de Tramitació - Selecció Expedient" i no a la inversa.

8. Davant la necessitat de registrar un nou expedient al sistema (amb independència del tipus de tràmit a gestionar), quines accions ha de realitzar l'usuari a l'aplicació abans de registrar els fets propis de les diferents fases que configuren la tramitació d'aquest expedient, començant per la Verificació Formal de la documentació presentada?

Cal que l'usuari reflecteixi al sistema, mitjançant l'opció de menú corresponent:: "Nova Implantació", "Canvi Substancial", etc. (dependrà del tipus de tràmit a gestionar), l'alta de l'expedient corresponent objecte de tramitació.

A aquesta opció de menú, s'informarà, entre altres, de les dades relatives a l'Empresa, l'Establiment i el Representant vinculats a l'expedient, així com de les dades de l'Activitat Oficial principal de l'Establiment i si s'escau, les addicionals que puguin estar associades al mateix.

El sistema també sol.licitarà la informació relativa a la data del Registre General i Particular de l'expedient. En aquest sentit, cal tenir en compte, que a efectes d'establir la data de termini per dictar i notificar la resolució de l'expedient, l'aplicació l'assignarà automàticament una vegada el registre tingui caràcter definitiu, tenint en compte la data del Registre General de l'expedient. A aquest punt, l'usuari ja estarà en disposició de recollir-lo a la fase de tramitació de Verificació Formal, per tal de registrar les accions que a aquest tràmit es produeixin envers l'expedient.

9. Des d'un punt de vista de registre, com contempla l'aplicació la gestió de baixes (activitats, etc.)?

La gestió de baixes es tracta com un "Tipus de Tràmit" més. Operativament, cal que l'usuari gestioni una baixa com si es tractés del registre d'un nou expedient, utilitzant però, l'opció de menú "Baixa" habilitada a cadascun dels annexos dins el grup de programes "Autoritzacions" (annex I), "Llicències" (annexos II.1 i II.2) i "Comunicacions" (annex III).

Dins de l'opció de menú indicada, figurarà lògicament com a "Tipus de tràmit" a gestionar "Baixa" enlloc de "Nova Implantació", "Canvi Substancial" o qualsevol de la resta de tipus de tramitacions que poden ser objecte de gestió a l'aplicatiu.

10. Al crear un nou expedient, quina numeració li assigna el sistema per identificar-ho?

La resultant de la definició establerta al Manteniment de "Comptadors" ("Paràmetres"). Pot establir-se un comptador per cada tipologia de tramitació o per qualsevol altre criteri que s'estimi adient.

El sistema assigna la numeració quan es registra provisional o definitivament l'expedient corresponent.

11. Quina aplicació dóna el sistema al Manteniment de "Noms i Càrrecs" de l'ajuntament corresponent?

La creació de documents a les diferents fases de tramitació d'un expedient, es dur a terme en base a unes "plantilles" prèviament configurades. Aquesta configuració porta incorporada, si s'escau, la informació concernent al "TAG" genèric corresponent al nom i càrrec de la persona vinculada amb el document en qüestió, de forma que quan l'usuari crea aquest document, el sistema mostra, d'acord amb les dades vigents del Manteniment de "Noms i Càrrecs", el nom i càrrec específic actual de la persona que signa el document.

D'acord amb l'exposat, si "Il.lma Sr. Alcaldessa" ("ALC") "Beatriu Bellmoll i Tissot" fos reemplaçada per una altra persona, canviant al Manteniment de "Noms i Càrrecs" el nom d'aquesta alcaldessa, seria suficient per què aquest nom sortís actualitzat a tots els documents que es generessin a partir d'aquell moment, que portessin associat a la plantilla corresponent, el TAG "ALC", sense necessitat de canviar aquesta informació de forma individualitzada a cada plantilla que estigués afectada per aquesta modificació.

12. Qué determina, des del punt de vista de gestió, "l'Any d'Inici" que figura al Manteniment de "Paràmetres de l'Ajuntament"?

Als processos d'extracció d'informació, com és el "Gràfic de Sol.licituds", l'usuari està en disposició d'obtenir dades registrades al sistema, a partir de l'any especificat com any d'inici de la gestió a l'aplicació.

13. Efectua el sistema algun tipus de control envers les adreces introduïdes?

Existeix un Manteniment de "Carrers" ("Paràmetres") que permet emmagatzemar la totalitat d'adreces de la població corresponent. Aquest llistat de carrers, estarà disponible a les consultes habilitades, entre altres, a les "fitxes" d'empreses i establiments.

L'aplicació efectua un control de l'adreça introduïda sempre que al Manteniment de "Paràmetres de l'Ajuntament" està activada la marca del camp "Control de Carrers" i a la fitxa corresponent, també està activada la marca del camp "Municipal".

14. Pot establir-se un control envers els establiments donats d'alta al sistema, mitjançant el qual, no sigui possible registrar aquells que no pertanyin a l'àrea geogràfica del municipi corresponent, delimitada a partir de les Coordenades UTM (Universal Transversa Mercator) que li corresponguin?

Aquest control es pot dur a terme sempre que al Manteniment de "Paràmetres de l'Ajuntament" s'hagin informat els camps relatius a les Coordenades UTM que corresponen al municipi. En aquest cas, si a la fitxa de l'establiment s'informen els camps "Lat. UTM" i "Lon. UTM", el sistema validarà que aquestes estiguin compreses dins els límits establerts pel municipi.

15. Davant possibles errades a la introducció de dades corresponents a l'empresa i/o establiments vinculats amb aquesta, per un expedient determinat, com cal actuar?

Mitjançant l'opció de menú "Modificació" ("Eines"), poden corregir-se dades de l'empresa i/o establiment sempre que l'expedient corresponent no hagi estat "Tancat definitivament".

La informació corregida podrà ser visualitzada (una vegada actualitzats els canvis "definitivament") al tornar a accedir novament a l'expedient corresponent per prosseguir amb la tramitació del mateix.

16. Són reversibles els fets registrats a l'aplicació pel que es refereix a la tramitació d'un expedient?

Mitjançant l'opció de menú "Retrocessió" ("Eines") i sempre que l'expedient objecte de l'acció de reversibilitat no hagi estat "tancat definitivament", aquest pot sotmetre's a accions que originin, entre altres, l'anul.lació de l'última fase de la tramitació que s'hagi gestionat de l'expedient corresponent o el retorn al seu estat original (pendent de ser registrat) d'un dels documents que hagi estat rebut i registrat prèviament per part de l'ens local corresponent.

17. Poden consultar-se les gestions registrades envers un expedient a una fase de tramitació anterior a la que es troba actualment aquest?

Sí. A aquesta informació pot accedir-se des de la fase de tramitació actual en la que es troba l'expedient mitjançant la "Consulta de l'expedient" o, alternativament, des de la fase de tramitació que es vol consultar de l'expedient. En aquest segon cas, alhora de seleccionar l'expedient objecte de consulta, donat que aquest es troba a una fase de tramitació posterior, cal que l'usuari especifiqui al camp "Tràmit", l'opció "Tots" enlloc "d'Actual".

També poden ser consultats expedients ja "tancats".

18. Com cal procedir per tal de generar al sistema els diferents documents vinculats amb cadascuna de les fases de tramitació de qualsevol expedient?

Mitjançant la funció de línia "Editar / Crear Document" habilitada per cada document, accedint per primera vegada, s'està en disposició de crear el document corresponent a partir de la seva plantilla.

El sistema mostra el següent missatge: "Document creat satisfactòriament. Desitja anar a la carpeta de documents?". En aquest punt, el document ja ha estat emmagatzemat a l'aplicació, concretament a la "Carpeta de Documents" existent per cadascuna de les fases de tramitació d'un expedient.

L'accés al document simplement per visualitzar-lo o per emplenar-lo, modificant el contingut original generat a partir de la plantilla corresponent, implica respondre afirmativament a la pregunta anterior.

19. Com cal procedir per tal d'accedir a un document ja generat?

Fent ús de la funció "Editar / Crear Document" sobre un document ja creat, es visualitza el següent missatge: "El document ja existeix. Desitja sobreescriure'l?. Si es vol accedir a l'última actualització realitzada del document, cal respondre negativament a la pregunta. Alternativament, si es desitja accedir al document en les condicions originals de creació a partir de la plantilla corresponent, s'ha de respondre afirmativament.

Mitjançant la funció de peu "Veure Documents" habilitada a qualsevol de les fases de tramitació d'un expedient, s'accedeix a la "Carpeta de Documents", on es mostra la relació de documents que ja han estat creats. Cadascun d'aquests documents pot ésser modificat o fins i tot esborrat.

A aquesta "Carpeta de Documents" també pot accedir-se des de l'Àrea de Control d'Expedients, on es visualitzen tots els expedients registrats a l'aplicació. Per cada expedient, entre altres dades, el sistema mostra la informació relativa a les fases de tramitació gestionades fins al moment i, per cadascuna d'elles, s'habilita l'accés a la "Carpeta de Documents" corresponent.

20. Existeix alguna eina que permeti a l'usuari fer una prospecció en el temps per saber si l'expedient evoluciona favorablement en relació a la seva resolució d'acord amb el termini legalment previst per dur a terme aquesta gestió?

Mitjançant el Diagrama de Gantt habilitat a les pantalles de totes les opcions de menú de l'aplicació, l'usuari pot conèixer com s'està gestionant un expedient pel que es refereix al temps emprat en la resolució de cadascuna de les fases que configuren la seva tramitació. Atenent a aquesta dada i al temps legalment establert per gestionar la resta de fases que resten pendents de ser tramitades, l'usuari està en disposició de saber en quina data hipotètica acabaria de resoldre's l'expedient. D'aquesta forma, poden introduir-se mesures a temps, si s'escau, per corregir les possibles desviacions temporals que puguin haver-se produït.

El número de dies previstos legalment per resoldre les diferents fases de tramitació d'un expedient (dada que es visualitza associada a un gràfic en vermell per cadascun dels tràmits pendents de gestió), s'introdueix al sistema mitjançant el Manteniment de "Tràmits".

21. En el cas que interessi conèixer a data de sistema (data actual) l'estat d'un expedient en relació al termini fixat per la seva resolució, en relació al termini establert per gestionar la fase de tramitació en la que es trobi actualment, o bé, en relació al termini assignat per registrar cadascun dels documents de la fase de tramitació actual; com pot obtenir-se aquesta informació?

L'aplicació, fent ús d'uns indicadors (semàfors), aporta informació sobre l'estat dels expedients, indicant si es troben dins (semàfor verd), al límit (semàfor groc) o fóra (semàfor roig) dels terminis abans esmentats. Aquesta informació amb caràcter general està accessible per l'usuari des de la "Consulta de Sol.licituds" habilitada a l'àrea d'Informes i, amb caràcter específic per l'expedient objecte de gestió, des de les pantalles de totes les opcions de menú de l'aplicació.

Aquesta funcionalitat permet obtenir, per exemple, informació del tipus: "Conèixer a dia d'avui la relació d'expedients de l'annex II.2 que es troben al límit pel que fa al termini fixat per ser resolts. En aquest sentit, cal indicar, que la consideració de trobar-se "al límit" es totalment subjectiva d'acord amb els criteris que pugui establir cada corporació municipal, raó per la qual, l'ajuntament corresponent, a l'opció de menú "Paràmetres de l'Ajuntament", establirà els marges percentuals que consideri adients per ser aplicats als terminis respectius (resolució expedient, gestió de tràmits, registre de documents).

22. Donat que una empresa pot tenir diversos establiments i a cadascun d'aquests, a la vegada, pot desenvolupar-se més d'una activitat; es possible disposar d'aquestes dades consolidades per empresa?

Mitjançant l'opció de menú "Consulta d'Empreses" ("Informes"), l'usuari disposa per empresa, de la relació d'establiments vinculats amb aquesta i, per cada establiment, de les activitats relacionades amb aquest.

23. Quines eines dóna el sistema per poder disposar d'informació del tipus "Estadística d'expedients tancats u oberts per annex, activitat, tipus de tràmit o mes de tancament"?

Aquest tipus d'informació està disponible mitjançant l'opció de menú "Gràfic de Sol.licituds" ("Informes").

24. Quin tipus d'informació ofereix el "Gràfic de Tancaments" ("Informes")?

Permet conèixer, pels expedients tancats, l'estadística percentual de les situacions en que aquests han estat tancats ("Favorables", "Desfavorables", "Desestiments", "Caducitats", etc.), per annex, activitat, tipus de tràmit o mes de tancament.

25. Un expedient pot ser gestionat per dos usuaris al mateix temps?

Amb l'objectiu de poder garantir en tot moment la coherència de dades, no es permet la concurrència simultània d'usuaris a un expedient des d'aquelles opcions de menú concebudes per registrar informació. Sí es possible, en tot cas, un accés a un expedient en mode lectura (consulta de dades) mentre aquest està sent objecte de gestió a una determinada fase de tramitació.

26. Quines són les possibilitats que dóna el sistema per realitzar recerques filtrades?

El "metacaràcter" o "caràcter comodí" està implícit a la dreta però no a l'esquerra. D'acord amb això, les recerques poden ser d'aquests dos tipus: Tots els que comencin per "a" ("a" ), o alternativament, tots els que tinguin la "a" (inici, inclòs, final) ("%a").

S'ha de tenir en compte que el sistema a les recerques es "case sensitive" en relació a les majúscules i minúscules (diferencia entre majúscules i minúscules).

També cal indicar, que la no informació de qualsevol dels camps d'una finestra de recerca, equival a introduir al camp corresponent un "%", raó per la qual, la recerca inclourà tots els registres d'aquest camp.

L'especificat, en tot cas, no és aplicable a la recerca de carrers, ja que aquesta presenta particularitats a tenir en compte. En aquest cas, el "caràcter comodí" està implícit a la dreta i també a l'esquerra. Un altra diferència radica en el fet de que, en aquest cas, el sistema no és "case sensitive" i no distingeix, per tant, majúscules de minúscules. Finalment, és important tenir en compte també que la recerca es realitza en base a la informació introduïda al camp "Adreça", però sense tenir en compte el tipus de carrer (Carrer, Plaça, Avinguda, etc.) que figuri en aquest camp en el moment de fer la recerca.

27. Respecte a la configuració de l'entorn de treball de l'aplicació, pel que es refereix als usuaris i als seus privilegis de lectura i escriptura, quins tipus d'accessos estan prevists?

Cadascun dels usuaris (Joan, Maria, ...) tindran un tipus d'accés a l'aplicació de "Consulta" (Només Lectura) o "Total" (Lectura i Escriptura). No existeix, per tant, l'opció "Només escriptura".

L 'usuari "Consulta" pot ser genèric donat que no registra dades al sistema i pot considerar-se, per tant, no rellevant el fet de quina persona hagi accedit a determinada informació. En cas contrari, caldria que aquest no fos genèric i es donés, per tant d'alta, com un "usuari personalitzat".

Alternativament, l'usuari "Total", donat que sí registrarà dades al sistema i, en aquest cas, sí pot considerar-se important el fet d'estar en disposició de conèixer quina persona a registrat determinada informació d'un expedient determinat, cal que no sigui genèric. Si no fos el cas, podria existir un únic usuari genèric amb permisos de lectura i escriptura.

Amb independència del tipus d'accés a l'aplicació, cal indicar que l'entorn de treball (menús de l'aplicació, etc.) pot personalitzar-se per usuari.

28. Pot fixar-se la durada que pot romandre el sistema amb una sessió oberta sense que l'usuari faci cap tipus de gestió a l'aplicació?

Sí. Mitjançant l'eina "Websphere" pot establir-se un "Time - Out de Sessió" i un "Time - Out de Programa". Aquestes tasques es realitzen i es defineixen de manera global per a tota l'aplicació al Data Center que allotja l'aplicació.

29. Què s'entén per "Time - Out de Sessió"?

El període de temps que pot romandre una sessió oberta sense que l'usuari faci cap mena de gestió al menú de l'annex corresponent, a partir del qual, la sessió deixarà d'estar activa (operativa per l'usuari).

Per defecte, a nivell estàndard es fixa un "Time - Out de Sessió" de 4 minuts.

En tot cas, donat que també s'habilita un mecanisme de "refresc" de menú que actuant cada 2 minuts, reinicïa el "Time - Out de Sessió", sempre que el menú corresponent estigui obert, en cap cas una sessió deixarà d'estar operativa per haver-se produït un "Time - Out de Sessió". Únicament, si es tanca el menú corresponent i, per tant, deixa de realitzar-se el "refresc" de pantalla, pot produir-se un "Time - Out de Sessió".

30. Què s'entén per "Time - Out de Programa"?

El període de temps que pot romandre un programa (opció de menú) obert sense que l'usuari faci cap mena de gestió al mateix, a partir del qual, el programa corresponent deixarà d'estar actiu (operatiu per l'usuari).

Per defecte, a nivell estàndard es fixa un "Time - Out de Programa" de 2 hores.

31. A quants "Time - Out's de Programa" està sotmès un programa?

Situat l'usuari al menú de l'annex corresponent, una vegada aquest selecciona l'opció de menú que vol gestionar, s'activa el "Time - Out de Programa" corresponent a aquesta finestra.

La mateixa opció de menú està sotmesa a un altre "Time - Out de Programa" que actua amb independència de l'anterior, activant-se quan l'usuari obra la primera finestra "interna" d'aquest programa.

32. Per què es fixen "Time - Out's"?

Aquest tipus de control envers els temps d'espera, respon a l'interès d'optimitzar l'ús de l'aplicació, per tal de garantir en tot moment, una operativitat àgil aplicada a la gestió de les diferents fases que configuren la tramitació d'un expedient, així com la coherència i la seguretat de les dades introduïdes al sistema.

Els temps d'espera fixats pels "Time - Out's" són, en tot cas, variables susceptibles de ser modificades atenent a la pràctica de gestió de cada ens local, que en última instància determina quins són els temps d'espera idonis tant pel que es refereix a les sessions com als programes.

33. Quina relació hi ha entre els "Time - Out de Sessió" i els "Time - Out de Programa"?

Un "Time - Out de Sessió" deixa, per l'usuari corresponent, inactiva la sessió que aquest hagués obert i, per tant, tots els programes de l'aplicació.

Alternativament, un "Time - Out de Programa", deixa per l'usuari corresponent, inactiu el programa corresponent, però no la resta de programes de l'aplicació.

34. Que cal que faci l'usuari davant un "Time - Out de Sessió"? I davant un "Time - Out de Programa"?

Davant un "Time - Out de Sessió", donat que l'usuari tindrà inactives totes les opcions de menú, cal que aquest torni a obrir una sessió, introduint les claus d'accés corresponents ("Usuari" i "Contrasenya") per tal d'accedir novament a "L'Escriptori de Serveis Integrats e-Gema".

Davant un "Time - Out de Programa", l'usuari tindrà actius i, per tant, operatius, tots els programes, a excepció feta del que ha ocasionat el "Time - Out de Programa". Si vol tornar a tenir actiu aquest programa, únicament cal que des del menú d'opcions corresponents, torni a accedir al programa corresponent.

35. Quins són els efectes d'un "Time - Out de Sessió" i d'un "Time - Out de Programa" envers la resta d'usuaris de l'aplicació?

L'abast dels efectes, ja es tracti d'un "Time - Out de Sessió" o d'un "Time - Out de Programa", tenen únicament incidència sobre la sessió oberta per l'usuari que origina aquests "Time - Out", raó per la qual, la resta d'usuaris no tenen perquè veure's afectats. En tot cas, si en el moment de produir-se aquests "Time - Out", l'usuari estava gestionant qualsevol expedient, el "Time - Out" generarà el desbloqueig (alliberament) de l'expedient, de forma que aquest podrà ser objecte de gestió per qualsevol usuari de l'aplicació.